Geheimhouding

Ik was geschrokken, verbijsterd, en op zijn zachts uitgedrukt razend toen ik werd geattendeerd door een andere vertrouwenspersoon dat er vanuit een besloten groep via LinkedIn de naam van onze klant en van ons in verband werd gebracht met een vertrouwenspersoon traject, specifieke werkwijze en de manier van melden.

Hoe kan in godsnaam een doorgewinterde vertrouwenspersoon die in mijn ogen moet weten wat de gevolgen van sociale media kunnen zijn zo ondoordacht met informatie omgaan? Wat op internet staat, blijft op internet en wordt gedeeld.
Hoe veilig is een besloten groep binnen LinkedIn?
Het komt uiteindelijk toch bij mij terecht en welke schade loopt mijn klant, medewerker en op mijn organisatie?

Als directeur van een bureau die diensten faciliteert aan organisaties, waaronder de functie van vertrouwenspersoon, wil ik bovenstaande ervaring graag met jullie delen.
Het handelt over het dilemma van de vertrouwenspersoon met betrekking tot het sparren over casuïstiek , intervisie en de informerende rol van de vertrouwenspersoon ten opzichte van integer handelen/geheimhouding naar klanten, samenwerkingspartners en elkaar.
Enkele jaren geleden heeft een bedrijf  een traject voor een vertrouwenspersoon aangemeld. We hadden destijds zeven vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersoon die een besloten LinkedIn-groep heeft, heeft het volgende ( bewust/onbewust) gedaan.

De vertrouwenspersoon kreeg een eerste opdracht van ons en heeft in zijn enthousiasme op de besloten vertrouwenspersoon groep via LinkedIn gedeeld dat hij de eerste opdracht van ons had gekregen, met onze naam en toenaam , maar bovendien met de naam van de klant.  Tevens deelde hij mede dat er voornamelijk telefonisch contact diende te zijn en meldde dat dit onze vaste werkwijze zou zijn ( dit betreft alleen een specifieke afspraak met een specifieke opdrachtgever). Ook werd er tijdens een bijeenkomst van de intervisiegroep ( erkend door het Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen ( LVV) de casus met naam en toenaam besproken.

De betreffende vertrouwenspersoon heeft mij hier noch van te voren noch naderhand van op de hoogte gesteld.
Als bedrijf hebben wij strikte geheimhoudingsplicht naar buiten toe als het gaat om wat voor traject dan ook. Derden mogen niet weten wat er bij onze klanten speelt. Namen van klanten en cliënten worden op geen enkele wijze met elkaar in verband gebracht via welk kanaal dan ook. Alleen het hoofdkantoor kan hier van afwijken wanneer klanten daartoe toestemming geven. Alle nieuwe samenwerkingspartners worden hiervan op de hoogte gebracht en het staat ook vermeld in de overeenkomst. Wanneer een klant aangeeft niet verder te willen met ons dan dient de door ons ingeschakelde vertrouwenspersoon ook te stoppen met het traject.

In deze casus is de vertrouwenspersoon echter zonder ons daarvan op de hoogte te stellen verder gegaan met begeleiding van deze medewerker  (Dit roept vragen op wat betreft belangenverstrengeling en mogelijkheden tot het inroepen van het concurrentiebeding)

Omdat wij destijds maar zeven vertrouwenspersonen hadden die bereidheid toonden om ons op weg te helpen (dus ook de vertrouwenspersoon in kwestie) kwam het voor mij als een schok toen ik van de andere zes vertrouwenspersonen vernam dat ze een casus die ik zonder naam en toenaam besprak wel met naam en toenaam herkende. Toen werd ik er op geattendeerd dat er vanuit een besloten groep via LinkedIn onze naam in verband werd gebracht met een specifieke werkwijze en melding.

Ik was geschrokken, verbijsterd, en op zijn zachts uitgedrukt razend

Hoe kan in godsnaam een doorgewinterde vertrouwenspersoon die in mijn ogen moet weten wat de gevolgen van sociale media kunnen zijn, zo ondoordacht met informatie omgaan? Wat op internet staat blijft op internet en wordt gedeeld.
Hoe veilig is een besloten groep op LinkedIn? Het komt uiteindelijk toch bij mij terecht en welke schade loopt mijn  klant, de cliënt en mijn organisatie hiervan op?
Hoe kun je verder gaan met een traject dat is gestaakt zonder mijn medeweten? Wat wil je als vertrouwenspersoon daarmee bereiken?
Hoe spreek ik deze vertrouwenspersoon hierop aan? Het is voor de vertrouwenspersoon immers makkelijk te herleiden waar de informatie vandaan komt. Er waren slechts zes andere vertrouwenspersonen bij ons actief. Die zes moest ik uit loyaliteit en integriteit ook in bescherming nemen.
Is er naast een algemene gedragscode ook een ethische en beroepscode voor de vertrouwenspersoon ( vanuit LVV) waar onder meer geheimhoudingsplicht, integriteit naar je klanten, collega's, cliënten en opdrachtgevers in is opgenomen?

Ik heb geen trajecten meer bij deze persoon weggezet en de persoon er niet op aangesproken omdat ik  de collega-vertrouwenspersonen niet in diskrediet wilde brengen. Door het hele voorval heb ik een enorme afkeer gekregen van vertrouwenspersonen. Dit paste niet in mijn plaatje en verwachting van een  geregistreerde en gecertificeerde vertrouwenspersoon.

Uiteindelijk heeft deze vertrouwenspersoon aangegeven niet verder met ons door te gaan omdat wij te weinig opdrachten gaven. Dat vond ik natuurlijk niet erg.

Noot: Voor mij is de vraag hoe vertrouwelijk en integer een besloten LinkedIn groep is met het bespreken en naar buiten brengen van items. Zijn daar afspraken onderling over gemaakt? Kortom, hoe congruent dien je te zijn als vertrouwenspersoon. Is vertrouwenspersoon zijn alleen maar een rol of ook een visie die je vanuit je hele 'zijn' uitdraagt?

Als dit nu zou zijn gebeurd dan had ik deze vertrouwenspersoon direct benaderd en na hoor en wederhoor waarschijnlijk per direct de samenwerking verbroken.  

Mijn hoop voor de toekomst

Wat ik vooral hoop is dat je als vertrouwenspersoon congruent bent, goed nadenkt over je eigen handelen en ik hoop dat er  gauw een uniforme ethische en beroepscode komt waarin dit soort zaken ook duidelijk omschreven staan. Het beeld dat ik over vertrouwenspersonen heb is niet meer zo negatief omdat wij daar duidelijke afspraken over hebben. Echter blijf ik sceptisch naar de (vertrouwens) persoon.

Dankwoord

In samenspraak met ons is dit artikel tot stand gekomen. De naam van de auteur is bij ons bekend. Vanwege vertrouwelijkheid wordt de naam niet vermeld. Vertrouwenspersoon is een prachtig vak wat door velen met grote bezieling wordt uitgeoefend. Het artikel is niet bedoeld voor blaming en shaming, maar om te leren van de weerbarstige praktijk.
Ik ben de auteur hiervoor zeer erkentelijk.

Hartelijke groet

Marcel van Oss
Van Oss & Partners