'Na weer een nieuw incident ben ik afgelopen maandag meegegaan ter ondersteuning van de melder in het gesprek met zijn leidinggevende waarbij ook HR aanwezig was. In het gesprek heb ik mij laten ontvallen dat er al de nodige meldingen zijn geweest van medewerkers over de gebrekkige communicatie door leidinggevenden. De leidinggevende heeft na afloop van het gesprek de directeur gebeld en aangegeven dat ik dit in het gesprek heb benoemd. Daarop belde de directeur mij rechtstreeks met de mededeling dat hij een klacht over mij heeft, omdat ik in het overleg de meldingen van diverse medewerkers over gebrekkige communicatie van leidinggevenden ter sprake had gebracht. De directeur ontbood me voor een gesprek met mij, de betreffende leidinggevende en HR. Voor mij voelt het alsof ik voor een tribunaal moet verschijnen. Ik weet echt niet wat ik hiermee aan moet.'
Als context schetst de vertrouwenspersoon aan mij: Sinds een aantal maanden ben ik extern vertrouwenspersoon bij een organisatie waarbij de eerste meldingen direct na het tekenen van het contract kwamen. 23 Meldingen gingen over de wijze van communicatie van leidinggevenden, waarbij medewerkers een gevoel van onveiligheid en intimidatie kregen. Ik ben over deze signalen meteen in gesprek gegaan met HRM en heb daar ook de directeur bij betrokken. Ik had de indruk dat het een goed gesprek was. In dat overleg is de afspraak gemaakt om in het voorjaar leidinggevenden en MT voorlichting te geven over ongewenst gedrag.
Het is mooi om te zien dat de vertrouwenspersoon vanwege de aard en omvang van de meldingen in zijn rol als adviseur stapt. De gebrekkige communicatie is immers niet in het belang van de organisatie en door in zijn adviserende rol te stappen stelt de vertrouwenspersoon de leidinggevenden in de gelegenheid hiervoor hun verantwoordelijkheid te nemen. Daarnaast is er sprake van een slip of the tongue. De vertrouwenspersoon mag zich immers niet op andere gevallen beroepen wanneer hij de melder bijstaat in één concreet geval. Verdien je het als externe vertrouwenspersoon nu te worden 'ontslagen' of kan er ook anders mee worden omgesprongen?
De melder heeft de vertrouwenspersoon gevraagd om mee te gaan ter ondersteuning in het gesprek met de leidinggevende wiens gedrag als intimiderend wordt ervaren. Dit is een van de keuzemogelijkheden vanuit de escalatieladder met voor- en nadelen: lees mijn eerdere column: Met melder mee ter ondersteuning. Wanneer je als vertrouwenspersoon meegaat ter ondersteuning in het gesprek met de intimiderende leidinggevende, dan zit je als vertrouwenspersoon in je opvangrol. Je staat naast de melder, je bent ter ondersteuning aanwezig. Je andere hoofdtaak als vertrouwenspersoon -de signalerende en adviserende rol- behoor je op dat moment te parkeren. Dit betekent dat bij bespreking van dit concrete geval de trend die je in deze organisatie waarneemt over intimiderend leiderschap nu even geen onderwerp van gesprek is. Het zit wel allemaal in jouw hoofd van vertrouwenspersoon en het scheiden van de opvangrol en de adviserende rol is makkelijker gezegd dan gedaan.
Het zou mooi zijn als de directeur richting zijn leidinggevenden communiceert dat de gesignaleerde trend hem zorgen baart en voor de directeur een reden is om voor leidinggevenden trainingen op dit terrein te organiseren. Het zou fraai zijn dat de directeur als aftrap zelf het beleid en het belang vanuit het hart uitdraagt en de training zelf ook bijwoont. Het is ook een mooi moment om het beleid op het terrein van ongewenste omgangsvormen en integriteit te actualiseren en (opnieuw) te implementeren en daarbinnen royaal aandacht te besteden aan de voorbeeldfunctie, de taken, verantwoordelijkheden en instrumenten van leidinggevenden om Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen dan wel te beperken. Wellicht mag daar meer energie naar toe dan naar een klacht neerleggen bij de vertrouwenspersoon. Bovendien, in deze casus speelt veel meer: er lijkt een forse cultuuromslag nodig als er binnen zeer korte tijd 23 klachten liggen in een middelgrote organisatie en het gros van deze klachten betrekking heeft op onveilige/intimiderende communicatie door leidinggevenden. Dat is vermoedelijk een signaal dat er op dit vlak binnen de gehele organisatie veel mis is. Een cultuuronderzoek of een RI&E zouden hierin ook nog meer duidelijkheid kunnen bieden.
Tegelijkertijd is het mooi om naar aanleiding van de door de vertrouwenspersoon gemaakte fout , samen om de tafel te gaan zitten, in gesprek te gaan en te komen tot herstel van een veilige samenwerking tussen management en vertrouwenspersoon. Het is mooi als de vertrouwenspersoon in dat gesprek een voorbeeldfunctie kan vervullen en ruimhartig de ruimte geeft aan het verhaal en de emoties van de ‘geraakte leidinggevende' en vervolgens voluit verantwoordelijkheid neemt voor het eigen handelen als vertrouwenspersoon. Centraal daarbij staat de gemaakte fout- waarmee hij niet de bedoeling had om leidinggevende te kwetsen of te beschuldigen , terwijl de leidinggevende de opmerking wel als ongewenst/ niet professioneel heeft ervaren. Tijdens het gesprek met de melder trad de vertrouwenspersoon buiten het kader van zijn functie binnen dit gesprek. Vertrouwenspersonen zijn ook gewoon mensen. Met een welgemeend sorry is vaak veel op te lossen. Ook met een sorry van de vertrouwenspersoon! Zo bleek het ook te werken. Na het consult met mij, heeft de vertrouwenspersoon de directeur gebeld en zijn excuses gemaakt. Het haalde onmiddellijk veel kou uit de lucht. De uitnodiging voor de bespreking voelde niet langer als moeten verschijnen voor een tribunaal. Toch werd de vertrouwenspersoon daar wederom verrast.
'Ik ben op gesprek geweest, mijn excuus is aanvaard. Ik vond het gesprek echter niet prettig verlopen. De directeur blijft zoeken naar opties om mij als vertrouwenspersoon buiten spel te zetten. Hij wil een ander proces: namelijk dat eerst intern alle opties worden benut, dus eerst een gesprek met leidinggevende, dan opschalen naar bestuurder en indien dat niet lukt, dan kan de vertrouwenspersoon worden ingezet. Volgens de directeur zou ik als vertrouwenspersoon ook meer resultaatgericht moeten zijn.'
Wat wil de directeur nu eigenlijk aanpakken: de cultuur of de vertrouwenspersoon? De bespreking onderstreept nog eens dat het hier totaal ontbreekt aan een goed fundament voor een samenwerkingsrelatie om een veilige werkplek te realiseren. Onder deze condities kun je als vertrouwenspersoon onmogelijk je werk doen. In onze tweedaagse geaccrediteerde nascholing opbouwen samenwerkingsrelatie met leidinggevenden en de kunst van het adviseren gaan we stevig aan de slag met de vele mogelijkheden en uitdagingen die er voor iedere vertrouwenspersoon liggen in de samenwerkingsrelatie met leidinggevenden.
Hartelijke groet, Marcel van Oss Directeur/ trainer Van Oss & Partners Opleiding Vertrouwenspersoon www.opleidingvertrouwenspersoon.nl
Stop seksuele intimidatie!
info@trainingvanoss.nl
T: 073 - 612 74 73
Inschrijven voor cursus
Aanmelden nieuwsbrief
Contact opnemen
Volg je bij ons een e-learning of de basisopleiding met e-learning modules?
Inlog e-learning