'Ik wil jou als getuige!'

Dit is het vervolg op de column van vorige maand: 'FF koffie doen'.

Directeur HR ontbiedt vertrouwenspersoon Jan op zijn kamer en valt meteen met de deur in huis: 'De advocaat van jouw melder Mae, die wij een ontslagbrief hebben gestuurd, dreigt jou als getuige op te roepen bij de rechter. Wat ga jij verklaren over het viergesprek waarbij jij als vertrouwenspersoon ter ondersteuning aanwezig was?'

Overval
Jan voelt zich overvallen door zowel de vraag als de situatie en vertelt daarover aan mij:
'Ik ben verbaasd, ik als getuige? Dat kan niet serieus zijn, ik heb mijn vertrouwelijkheid toegezegd dus ik ga niets zeggen, maar dat kan niet volgens de HR-manager (HRM). Ik zal moeten spreken want ik ben getuige en 'oh ja' of ik besef dat Mae mij in deze positie heeft gedwongen. De HRM klinkt gespannen en stipt aan dat als ik zou zeggen dat het verslag van het gesprek niet klopt, ik zijn integriteit in twijfel trek. Tussen de regels door begrijp ik wel dat het over veel geld gaat. Maar het gaat vooral om mij, zegt de HRM, ik moet beschermd worden, dus of ik nu tegen hem kan zeggen wat ik zou zeggen als getuige, en hoe ik mij ga uitspreken over het gespreksverslag. Poehpoeh, zoveel druk daar krijg ik het warm van, maar ik kan niets zeggen ... De HRM vraagt vervolgens: Of ik begrijp dat Mae zegt dat ik het met haar eens ben? 'Ja, dat begrijp ik wel' En of ik het verslag heb gelezen? 'Ja, ik heb het gelezen' Oh, ik ga al te ver merk ik…'

Intern verschoningsrecht
Jan hoeft aan de HR-manager inderdaad geen verantwoording af te leggen over wat met melder is besproken of over zijn kijk op het viergesprek of het verslag ervan. Hij was daar in de rol van vertrouwenspersoon en aan hem komt het intern verschoningsrecht toe, mits dit in het beleid van de organisatie is vastgelegd. Zelfs wanneer de advocaat van de organisatie Jan onder druk zet, blijft het intern verschoningsrecht van toepassing.

Getuigen?
Jan vertelt: Ik heb Mae nog gesproken, ze vond het erg moeilijk dat ik niets voor haar kon betekenen als getuige: 'Zoveel onrecht en jij bent de enige die erbij was' Dat raakt ook aan mijn rechtvaardigheidsgevoel….'
Moet je als vertrouwenspersoon getuigen bij de rechter?
Past de rol van getuige bij (de vertrouwelijkheid van) je rol van vertrouwenspersoon?
Het is uiteindelijk aan de rechter om te beoordelen of jij in je rol als vertrouwenspersoon wel of niet moet getuigen. Je hebt immers geen extern verschoningsrecht. Je verschoningsrecht is niet zoals bij artsen en advocaten bij wet geregeld. Je kan opgeroepen worden door de rechter als getuige maar je kan dan uitleggen wat de rol van vertrouwenspersoon inhoudt en dat je daarom niets kan zeggen. Ook al heb je wettelijk geen verschoningsrecht, veel rechters respecteren het wanneer je een beroep doet op de vertrouwelijkheid van je functie, maar sommigen zullen zeggen dat je toch moet spreken.
De organisatie kan ook aan de advocaat van Mae laten weten dat de vertrouwenspersoon niet gaat getuigen. Dat het hier een interne vertrouwenspersoon betreft die verschoningsrecht heeft en dat de organisatie dat respecteert en steunt. Doorgaans heeft getuigen ook niet zoveel zin. Als vertrouwenspersoon heb jij geen eigen verhaal, je kent alleen het verhaal dat de melder je heeft verteld.

Wel getuigen?
Kun je in je rol van vertrouwenspersoon ook bijdragen aan de waarheidsvinding door juist wel te getuigen?
Uiteraard kan dat  en daarmee draag je bij aan de waarheidsvinding en de bewijslast. Doe je dat niet, dan is er het woord van de melder tegen het woord van zowel leidinggevende als HRM. Dat komt de positie van de melder waarschijnlijk niet ten goede. De vertrouwenspersoon heeft de feiten niet van horen zeggen van de melder, maar was zelf getuige van het viergesprek. Een getuigenverklaring is met name van meerwaarde als deze gebaseerd is op eigen waarneming van feiten. De vertrouwenspersoon leest belangrijke mededelingen die in het gesprek zijn gedaan niet terug in het gespreksverslag.
Onderscheid moet hier worden gemaakt tussen een getuigenis afleggen intern binnen de organisatie of extern ten overstaan van de rechter. In het laatste geval ontkom je er niet aan om de waarheid te vertellen (je legt de eed of gelofte af aan de rechter dat je niets dan de waarheid zult spreken).  Intern kun je je erop blijven beroepen dat je bij het viergesprek aanwezig was in je rol als vertrouwenspersoon en dat je geen getuigenis hoeft af te leggen. Dat geldt ook als de advocaat van de organisatie wil dat jij wel een getuigenis aflegt. Mocht de rechter je oproepen als getuige, dan wordt het een andere zaak, omdat je je niet kunt beroepen op een wettelijk verschoningsrecht.    

Niet getuigen:
Het mag duidelijk zijn dat de organisatie niet geamuseerd zal zijn wanneer jij als vertrouwenspersoon een getuigenis aflegt die tegen de belangen van de organisatie indruist. Een risico daarbij is dat de organisatie je dit niet in dank afneemt en je gaat straffen. Het is natuurlijk wel de vraag of dit laatste juridisch kan standhouden, als je ten overstaan van de rechter de waarheid hebt gesproken.
Met enige regelmaat  hoor ik van zowel interne als externe vertrouwenspersonen dat zij door de organisatie uit de rol van vertrouwenspersoon worden gezet omdat hun handelen in de rol van vertrouwenspersoon de organisatie niet bevalt. De interne vertrouwenspersoon moet soms ook vrezen voor effecten in de hoofdfunctie. Ook als is in het interne beleid bescherming vastgelegd dan nog ben je uiterst kwetsbaar.
Een andere reden om te proberen niet te hoeven te getuigen is dat je wellicht dan ook dingen moet verklaren die je zijn toevertrouwd door de melder, die je liever niet vertelt omdat ze de belangen van de  melder schaden. Je kan echter niet selectief zijn in je verklaring. In beginsel kan alles wat je is toevertrouwd aan de orde komen en wordt van jou verwacht de vragen naar waarheid te beantwoorden.
 
Heldin
Moet je als vertrouwenspersoon zwijgen wanneer je positie en functie in de organisatie op spel komt te staan?

Ik las in mijn vakantie Yvonne Keuls Zoals ik jou ken, ken jij mij. Zij schetst in haar boek hoe zij kindermisbruik bij justitie aan de kaak stelde. Het werd haar sterk ontraden. Het zou haar beschadigen. Ze zou op alle fronten worden tegenwerkt. Een bevriende rechter die van het kindermisbruik afwist stuurde haar een brief, waarin haar verhaal werd bevestigd. Zij mocht de brief echter van zijn echtgenote Hella Haasse niet publiceren. Zij was te bang. Het was voor Yvonne een dilemma en een bizar en eenzaam proces. Zij was een heldin en nam alle gevolgen op de koop toe.
Er is soms veel moed voor nodig om de waarheid aan het licht te brengen.
Is het aan de vertrouwenspersoon om een heldenrol op zich te nemen?
Dit vormt een moreel dilemma omdat er met die ene getuigenis veel op het spel staat. Als externe vertrouwenspersoon zet je die ene klant op het spel, als interne vertrouwenspersoon riskeer je wellicht je loopbaan.

Getuigen bij de klachtencommissie
De afgelopen tijd bereikte mij tweemaal de vraag of je als vertrouwenspersoon kunt getuigen bij de klachtencommissie.  Hier gelden twee uitgangspunten. Allereerst heb je als vertrouwenspersoon bij de klachtencommissie een intern verschoningsrecht, mits dat is vastgelegd in het beleid van de organisatie. Daarnaast geldt ook hier: je bent als vertrouwenspersoon en melder als het ware één. Je hebt als vertrouwenspersoon jouw informatie gehoord van de melder. Je hebt dus doorgaans geen eigen informatie als vertrouwenspersoon om over te getuigen. Het is immers de melder die jou de informatie heeft verschaft.

Getuigen heeft alleen nut bij een eigen waarneming van feiten buiten de melder om, zo niet dan is een getuigenis afleggen weinig zinvol.
In de casus FF koffie doen was de vertrouwenspersoon aanwezig bij het viergesprek. De vertrouwenspersoon heeft hier een eigen waarneming. De vertrouwenspersoon leest in gespreksverslag maar ten dele de door hem waargenomen feiten terug, essentiële mededelingen ontbreken.
In dit geval heb je als vertrouwenspersoon daarom duidelijk een meerwaarde als getuige. Overweeg echter eerst zelf of je in je rol van vertrouwenspersoon wil getuigen. Hoe weegt dit op tegen de risico's die je loopt wat betreft je eigen veiligheid en positie in de organisatie. 

Wanneer jij komt tot een 'ja', dan kun je de optie om te getuigen bespreken met de melder/klager. Je brengt de mogelijke voordelen en mogelijke risico's samen in kaart en dan is het aan de klager om daarover een eigen besluit te nemen.

Naast de melder staan
Je basisrol is en blijft naast de melder staan. Dat brengt mij bij het laatste wat ik jullie nog mee wil geven: ook al heeft de melder een jurist en is het een juridisch traject geworden, dan nog kun jij als vertrouwenspersoon naast de melder blijven staan. FF koffie doen! Ruimte voor verhaal en emotie, veiligheid en ondersteuning zijn hier vaak meer dan ooit nodig. Een vertrouwenspersoon vervult immers een geheel andere rol dan een advocaat.

Hartelijke groet,

Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl