Integriteit: Een privé-kopietje maken op de zaak is niet integer!

Wie van jullie heeft als vertrouwenspersoon weleens een privékopietje gemaakt? 'Een privé-kopietje maken op de zaak is niet integer!' Dit is een van de eerste boodschappen die we meekrijgen van de LVV e-learning over integriteit. Maar is dat zo? Is het maken van een privé-kopietje niet integer? In mijn ogen is het te kort door de bocht dit te stellen. Hieruit spreekt een behoefte om het thema integriteit helder en simpel te houden. Maar dat is het niet. Hier ligt het belang om over het onderwerp integriteit met elkaar in gesprek te zijn en te blijven.

Integriteit is een boeiend en lastig thema. Het vraagt bij uitstek om erover in gesprek te gaan en te blijven. Ik denk dat het ook waardevol is voor vertrouwenspersonen om hierover in gesprek te gaan en te blijven zowel met elkaar, de opleiders en de LVV, maar ook met de organisaties waarin je de rol van vertrouwenspersoon vervult.

Ik vond het waardevol om de LVV e-learning over integriteit te volgen. Er zit waarde in voor iedere vertrouwenspersoon. Het vormt meteen een mooie opstap tot discussie.

Ik licht het voorbeeld uit de e-learning van de LVV er even uit:

Een eerste voorbeeld: een persoonlijke kopie
We geven een eenvoudig voorbeeld. Iemand wil een kopie maken van een artikel en het gaat hierbij uitdrukkelijk om een privé-zaak. Op het werk staat een kopieerapparaat, dus…
Mag dat? Nee, natuurlijk mag dat niet, want u gebruikt apparatuur van de zaak voor een persoonlijke aangelegenheid.
Maar vrijwel iedereen zal hier opmerken: “Doe niet zo flauw… iedereen maakt toch wel eens een persoonlijk kopietje”. En een enkeling zal opmerken: "Ja, dat is een voorbeeld van een grijs gebied, kortom, het is niet echt duidelijk". Maar als iemand een heel muziekboek kopieert, wordt het grijze gebied al zwarter...
Tot zover het voorbeeld

Ik trek een parallel met ongewenste omgangsvormen. Ook daar zie je in organisaties -gelukkig- de behoefte om dit te voorkomen dan wel te beperken. Ook hier slaat men soms door. Zo stelde de directeur van een grote organisatie na een voorval van seksuele intimidatie: "vanaf nu raakt in ons bedrijf niemand meer een collega aan. Want je loopt het risico dat een aanraking als ongewenst wordt ervaren."
Hij wilde met deze strakke  regel seksuele intimidatie te allen tijde voorkomen. Tegelijk gooide hij daarmee het kind weg met het badwater. Met een aanraking (voor het coronatijdperk) kun je ook veel positiefs uitdrukken. De directeur durfde dit grijze gebied niet aan.

Ik geef een ander voorbeeld van het grijze gebied in een integriteitskwestie
Het speelt bij de overheid. Een manager krijgt een uitnodiging voor drie dagen Wimbledon in de executive box. Reis en hotel zijn voor eigen rekening. Voor de rest wordt gezorgd. Alleen al een kaartje voor die drie dagen zou meer dan 3000 euro kosten. Kun je dat zomaar aannemen? Daar komt nog bij dat de organisatie, dus de overheid, dus de belastingbetaler, wel de reis en het verblijf moeten bekostigen…
Het mag duidelijk zijn dat de kosten van een kopietje beduidend lager zijn.
De manager die deze uitnodiging kreeg twijfelde of hij wel of niet moest gaan, of het wel of niet integer was. Hij besloot om het te bespreken in het directieoverleg. Ze hebben er uitvoerig bij stil gestaan. Waar zitten de risico's? Wat voor belangen heeft de organisatie om daarbij aanwezig te zijn? Wie ga je daar spreken? Wat is de waarde daarvan? Men heeft een half uur stil gestaan bij alle ins en outs van het wel of niet gaan. Er werd besloten dat de man kon gaan. De organisatie nam de reiskosten  en de verblijfskosten voor zijn rekening. De man werd gevraagd om er wat eigen uren in te steken. De dagen vielen deels in het weekend….
Doorslaggevend was het argument dat de man een aantal zeer belangrijke contacten uitgebreid zou kunnen ontmoeten. Het was zowel van waarde voor de inhoudelijke dossiers waar hij op zat, als voor het netwerk van de organisatie. Het besluit om wel te gaan was goed te verantwoorden. Het gesprek van een half uur leverde iedereen waardevolle uitgangspunten om zelf als leidinggevende ook eigen afwegingen te kunnen maken bij soortgelijke integriteitskwesties. De Gedragscode Integriteit Rijk geeft als handvatten: bespreek uitnodigingen vooraf, vraag je af of het voldoende functioneel is, betaal (zoveel mogelijk) zelf en declareer gemaakte kosten conform de daarvoor bestaande regels.


Handvatten
Waar het gaat om het maken van een privé kopietje geeft de Gedragscode Integriteit Rijk als handvat 'niet veelvuldig, langdurig of omvangrijk voor jezelf kopiëren op het werk'.
Ook hier is er sprake van een eigen verantwoordelijkheid en beoordeling. Sommige zaken zijn duidelijk, maar er is ook veel grijs gebied.
Wat zijn andere handvatten voor integer handelen in 'het grijze gebied'? Handvatten vind je in wetten en regels, je eigen normen en waarden, het eigen gevoel, geen schade doen aan anderen of aan de organisatie, enzovoorts. In onze eendaagse en tweedaagse BNS integriteit gaan we op al deze aspecten dieper in.

Een ander handvat voor  'grijs gebied' vind je in de tien stappen van morele dilemmaweging.

Met 'grijs gebied' is het lastig te werken in de praktijk. Allereerst is het van belang de grijze gebieden te  herkennen  en te erkennen en het belang om hierover het gesprek aan te gaan.

Daarnaast zijn er ook duidelijke piketpalen te slaan als het gaat om 'integriteit.

Er gelden (steeds meer) nationale en internationale wettelijke kaders voor integer handelen, zoals een ambtseed/belofte, bankierseed en sommige zaken zijn strafbaar zoals fraude, omkoping, enz. Het is dus niet alleen maar 'grijs' en 'dilemma's'.

Ook eigen gedragscodes, beleidskaders, regelingen en procedures geven grenzen aan wel/niet integer handelen.

Integriteit is niet alleen iets persoonlijks en alleen je eigen normen en waarden, maar gaat ook om wat er vanuit je functie/organisatie die je vertegenwoordigt van een medewerker mag worden verwacht (professionele verantwoordelijkheid). Medewerkers hebben immers hun handtekening gezet onder een arbeidscontract, waarmee zij zich ook binden aan geheimhouding, niet handelen met voorkennis, zorgvuldig omgaan met informatie, enz.

Voorbeeld belastingdienst
De medewerkers van de belastingdienst moeten het Besluit kinderopvangtoeslag uitvoeren. Regels zijn immers regels. Enkele medewerkers vinden dat het besluit onrechtvaardig is. Zij gaan ermee naar de organisatie. De leidinggevenden geven aan: 'regels zijn regels. Wij moeten het uitvoeren zoals het in het besluit staat. En dat besluit is legaal tot stand gekomen. Punt.' We kennen inmiddels allemaal de gevolgen. De belastingdienst is jarenlang bezig deze fout te herstellen en het levert grote imagoschade op. Het besluit mag dan wel legaal tot stand gekomen zijn, de uitwerking van het besluit was niet legitiem.

Zo ingewikkeld kan het thema integriteit zijn. Bovenstaand voorbeeld vraagt om moed van de melders, moed van de vertrouwenspersoon en moed van de organisatie.

Ik denk daarbij aan de ombudsman van de gemeente Amsterdam, die in zijn jaarverslag van 2016 schreef: Ambtenaren blijf zelf nadenken bij de uitvoering van wetten en regels. Voer niet klakkeloos wetten uit. Handel in de geest van de wet. Wetgeving kan nooit alle situaties ondervangen, wetgeving loopt altijd achter bij de werkelijkheid.

Tegelijk is dit natuurlijk ook weer geen vrijbrief om wetten naast je neer te leggen en volledig op eigen koers te varen. Soms zijn er geen wetten en soms is het grijs gebied. Mensen hebben de neiging om met rationaliseringen niet integer handelen te legitimeren.

Conclusie
Ik zou het iedere organisatie toewensen dat er de veiligheid, de verantwoordelijkheid en het vertrouwen is dat iedere medewerker echt wel een privé-kopietje mag maken en dat er ruimte is om de legitimiteit van voorschriften en regels ter discussie te stellen.
Wanneer je als organisatie daar niet openlijk ruimte aan geeft, dan breng je mensen in een lastige positie.
Natuurlijk zie ik bij 'een kopietje maken mag wel' het risico van de glijdende schaal gevoed door onze rationaliseringen.

Tot slot nog twee tips:
Volg zeker de e-learning die de LVV ons aanbiedt. En blijf zelf nadenken en reflecteren op 'wat is integer handelen?'

En... Maak je geen zorgen: Een privé-kopietje maken op de zaak schaadt je integriteit nog niet!

Hartelijke groet,

Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl