'We stoppen met jou!'

Hoe zit het dan met je bescherming als vertrouwenspersoon?

Harm mailt mij:
“Ruim vijftien jaar ben ik de externe vertrouwenspersoon van een schoolorganisatie met een  zestiental  basisscholen, met aan de top één bestuurder en een Raad van Toezicht.
Sinds begin vorig jaar tot aan de zomer druppelen er bij mij (onafhankelijk van elkaar) meldingen binnen van directeuren, leerkrachten en een paar ouders dat zij problemen hebben ondervonden met het gedrag van de bestuurder. Zij kwalificeren dit als intimiderend en schofferend, waardoor een angstcultuur wordt gecreëerd. Dit gedrag is door hen als zeer onveilig ervaren."
 

Signaal aan de raad van Toezicht
Na een zevental meldingen vind ik het tijd om hierover een signaal af te geven bij de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht blijkt enigszins op de hoogte te zijn en in samenspraak komen we overeen dat ik de meldingen inhoudelijk voorleg aan de bestuurder. Reden is dat ik de bestuurder ken en hem verschillende malen bij gesprekken met ouders heb ontmoet. Ik vond het om die reden fair om het zelf te doen.

Tirade
Ik maakte een afspraak voor een gesprek, maar helaas is het nooit tot een gesprek gekomen. Ik kreeg een tirade van tien minuten over mij heen, hij heeft geschreeuwd, gestampt en gevloekt en is vervolgens uit de kamer weggelopen. Ik heb geen enkele kans gekregen om ook maar iets te vertellen over de aard van de meldingen en hoe deze nu verder op te pakken. Ineens was ik vanuit een onafhankelijke, signalerende rol in een slachtofferrol beland.

De Raad van Toezicht kan zich vinden in de conclusies van de onderzoeker.
Over bovenstaande incident heb ik contact opgenomen met de Raad van Toezicht. En op grond daarvan heb ik samen met de voorzitter van de Raad van Toezicht wederom een gesprek met bestuurder gevoerd. Ook dit gesprek verliep niet volgens de communicatieregels.
Daarnaast was er van de kant van de bestuurder geen sprake van enige zelfreflectie.
In juni 2020 heeft  in opdracht van de Raad van Toezicht een onderzoek naar de gedragingen van de bestuurder plaatsgevonden, uitgevoerd. door een extern bureau. Na de zomervakantie waren de resultaten bekend. De Raad van Toezicht kon zich geheel vinden in de analyse, de conclusies en de adviezen van de onderzoeker. De verdere afhandeling van dit traject loopt nog.

'Wij stoppen met jou'
In de tussentijd is net voor de zomervakantie zonder dat ik ervan op de hoogte was ineens een nieuwe vertrouwenspersoon aangesteld. Dit hoorde ik van een aantal mensen uit de organisatie die een brief van een nieuwe vertrouwenspersoon hadden gekregen, waarin deze meldde dat ze per 1 augustus zou beginnen.
Ik was onaangenaam verrast. Een week daarna kreeg ik een telefoontje van een medewerker van het centraal bureau: “we stoppen met jou als vertrouwenspersoon”. Van de bestuurder die altijd mijn directe contact is geweest heb ik nooit meer iets gehoord.
Hiermee wordt weer eens duidelijk dat de positie van met name externe vertrouwenspersonen bijzonder kwetsbaar is. Zelfs als je dat doet waarvoor je bent aangesteld: een bijdrage leveren aan de sociale veiligheid door het tegengaan van ongewenst gedrag. In dit geval heeft het er toe geleid dat ik zomaar het veld moest ruimen omdat het niet in het straatje past een bestuurder past. Mag dit wel zo? Of zijn er mogelijkheden om dit te voorkomen?
In mijn samenwerkingsovereenkomst staat dat met inachtneming van drie maanden opzegtermijn jaarlijks schriftelijk opgezegd kan worden. Ook deze afspraak is niet nagekomen.

Juridisch je recht halen?
Wat kun je dan als vertrouwenspersoon doen om alsnog juridisch je recht te halen?
We bespraken de casus op het online juridisch spreekuur. Onze jurist Leo ten Brink vraagt zich af of, nu sprake is van een overeenkomst tot opdracht (je bent immers geen werknemer), je alsnog met succes juridisch iets kunt bereiken. De rechtspositie van een zelfstandige is immers zwak. Een overeenkomst tot opdracht kan voortijdig/tussentijds worden beëindigd. In artikel 7:408 lid 1 BW staat dat de opdrachtgever te allen tijde (dit moet letterlijk worden genomen) de overeenkomst kan opzeggen. De opdrachtgever kan dus altijd van de overeenkomst af, ook als deze voor bepaalde tijd is gesloten. Als de werkgever een afgesproken opzegtermijn niet nakomt, kun  een schadevergoeding eisen (op grond van wanprestatie: het niet nakomen van de opzegtermijn). Maar dan is het wel verstandig je te laten bijstaan door een juridisch deskundige/advocaat.

Tip: wil je voorkomen dat er geen tussentijdse beëindiging mogelijk is, dan zul je dat expliciet moeten opnemen in de overeenkomst tot opdracht. De vraag is echter of de opdrachtgever daartoe bereid is.
 
Nabeschouwing
MvO: het voorbeeld onderstreept dat het belangrijk is om de bescherming van de vertrouwenspersoon op te nemen in het beleid van de organisatie en er commitment over te creëren bij het opbouwen van de samenwerkingsrelatie met het hoogst bevoegde gezag. Soms is het zinvol om in het jaarlijks gesprek naar aanleiding van het jaarverslag de kwetsbaarheid van de vertrouwenspersoon en de bescherming te herijken. Dit alles neemt niet weg dat bij de externe vertrouwenspersoon hoe dan ook sprake blijft van een juridisch zwakke positie.

“De Raad van Toezicht blijkt enigszins op de hoogte te zijn en in samenspraak komen we overeen dat ik de meldingen inhoudelijk voorleg aan de bestuurder. Reden is dat ik de bestuurder ken en hem verschillende malen bij gesprekken met ouders heb ontmoet. Ik vond het om die reden fair om het zelf te doen.”

De risico's van buiten je kader
Je hebt je door de Raad van Toezicht laten verleiden zelf in gesprek te gaan met de bestuurder. In mijn ogen stap je daarmee buiten de kaders van je functie en maak jezelf als vertrouwenspersoon extra kwetsbaar. Tegelijk heb je soms ook goede redenen om buiten de kaders te stappen: 'je kent de bestuurder, je kent de situatie'. Je toonde moed en verantwoordelijkheid.  Het blijft echter risicovol en dat blijkt helaas ook nu het geval te zijn:

"Ik maakte een afspraak voor een gesprek, maar helaas is het nooit tot een gesprek gekomen. Ik kreeg een tirade van tien minuten over mij heen, hij heeft geschreeuwd, gestampt en gevloekt en is vervolgens uit de kamer weggelopen. Ik heb geen enkele kans gekregen om ook maar iets te vertellen over de aard van de meldingen en hoe deze nu verder op te pakken."

Hoofdverantwoordelijkheid
De hoofdverantwoordelijkheid om de bestuurder aan te spreken ligt niet bij de vertrouwenspersoon maar bij de Raad van Toezicht. Steeds opnieuw zie je dat er door degene waar de  hoofdverantwoordelijkheid ligt een beroep wordt gedaan op de vertrouwenspersoon om de hete kolen uit het vuur te halen. Als vertrouwenspersoon heb je niet het hiërarchisch gezag om de bestuurder aan te spreken op zijn gedrag en ander gedrag te 'verwachten' en hier ook consequenties aan te verbinden. Degenen waar de verantwoordelijkheid vanuit het beleid is neergelegd om ongewenste omgangsvormen (PSA) te voorkomen dan wel te beperken, vinden het vaak zelf lastig om daar uitvoering aan te geven. Het is ook lastig en kwetsbaar om te doen. De vertrouwenspersoon heeft vaak meer deskundigheid in huis om in dit geval de bestuurder - maar het kan ook een andere leidinggevende zijn - aan te spreken op zijn gedrag en uit te leggen wat diens taken en verantwoordelijkheden zijn en wat het beleid van de organisatie van hem vraagt in het kader van zorg dragen voor een veilig werkklimaat. Dit valt echter niet onder je adviserende rol. Dus blijf op je handen zitten! Aan je adviserende rol kun je in deze situatie hooguit invulling geven richting de Raad van Toezicht. Ook daar is de adviserende rol precair omdat je als vertrouwenspersoon al betrokken bent in deze casussen vanuit je opvanggrol. In principe kun je niet in een casus tegelijk in je opvangrol en in je adviserende rol zitten. Als je het al zou doen dan treed je ook daarmee buiten de kaders van je functie en moet je dat kunnen verantwoorden naar jezelf en naar alle andere betrokkenen.
Ik schreef al eerder column over buiten de kaders van je functie treden: lees de column>
(of klik deze link: https://www.opleidingvertrouwenspersoon.nl/38_blog_Protocol-'buiten-de-kaders-van-je-functie-treden'.php )

Je bent als (externe) vertrouwenspersoon heel kwetsbaar en nauwelijks beschermd als organisaties of het bevoegd gezag je te lastig vinden. Zou de Raad van Toezicht hier niet de moed moeten hebben je als vertrouwenspersoon te beschermen? Ik hoor uit de praktijk ook voorbeelden dat deze moed door het bevoegd gezag wordt getoond en werkt.

Hartelijke groet,

Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON