Je doet het ook nooit goed

“Ik vrees dat ik in mijn adviserende rol tekort ben geschoten” zegt vertrouwenspersoon Jos die mij belt om te sparren. Jos vertelt: “Ik werd door leidinggevende Rina benaderd, die haar aanpak van een situatie met mij wilde bespreken omdat ik immers als vertrouwenspersoon een adviserende rol heb. Ik was blij dat er nu eens een keer gebruik werd gemaakt van mijn adviserende rol, dus maakte ik onmiddellijk tijd. Rina schetste: Tim een verpleegkundige stagair, 25 jaar, komt uit eigen beweging bij mij als leidinggevende. “Ik heb een fout gemaakt” zegt hij.  “Ik heb tijdens de afgelopen nachtdienst toegegeven aan mijn gevoelens van verliefdheid voor Marieke. Zij is bovendien ook nog eens mijn begeleidster. Er hangt al wat langer wat tussen ons in de lucht. We zoeken elkaar steeds op en hebben lange gesprekken. Die avond hebben we gezoend en elkaar aangeraakt en het werd seksueel. Marieke zei vanmorgen tegen mij dat ze er spijt van heeft en dat ze het aan haar man zou gaan opbiechten. Ik dacht dan kan ik beter direct naar jou toekomen om te vertellen wat er is gebeurd. Dit had natuurlijk niet gemogen in werktijd. Ik denk dat het beter is dat ik word overgeplaatst.”

Rina is als leidinggevende onder de indruk van de manier waarop Tim omgaat met de gemaakte fout. Zij belooft dat hij wordt overgeplaatst naar een andere afdeling. De reden voor overplaatsing zal wel in zijn dossier worden vermeld, maar verder zal er met niemand over worden gesproken, ook niet met zijn nieuwe begeleidster, de nieuwe school wordt wel erover geïnformeerd. Rina had daarbij het voorbehoud gemaakt deze aanpak nog even te bespreken met de vertrouwenspersoon.

Rina vraagt aan Jos of hij zich kan vinden in haar aanpak. Jos stelt nog wat vragen. Jos hoeft er niet lang over na te denken. Ook hem lijkt het een faire aanpak die bovendien recht doet aan een medewerker die zelf verantwoordelijkheid neemt voor zijn ongewenste gedrag. Seksueel contact is uiteraard niet toegestaan op de werkplek. Jos geeft Rina een compliment voor haar voortvarende aanpak en het meteen serieus opnemen van de situatie. Rina zorgt daarmee voor herstel van de veilige werkplek en zorgt ervoor dat van het grensoverschrijdende gedrag melding wordt gemaakt in het personeelsdossier.

Twee weken later belt Rina wederom met Jos, want de situatie heeft een staartje gekregen.

Marieke (33) meldde zich ziek. Leidinggevende Rina vraagt haar op gesprek. Marieke vertelt huilend dat ze ongewenst is gezoend en betast door Tim, tijdens de nachtdienst. Ze heeft het haar man verteld en die wil dat ze een klacht indient tegen Tim. Marieke voelt zich schuldig. Ze was emotioneel over gebeurtenissen die ze aan Tim vertelde. Tim was als altijd heel betrokken en begripvol. Ze delen veel en hij troostte haar. Maar hij ging steeds verder in zijn avances en ze wist niet wat ze moest doen om hem te laten stoppen. Ze heeft geen duidelijk “nee” gezegd, maar ze wilde het eigenlijk niet. Ze heeft ook wel geprobeerd Tim van zich af te houden en aangegeven dat het niet kon.

Rina zegt dat Marieke er niet zo'n verhaal van hoeft te maken. Dat ze er alle begrip voor heeft dat Marieke verliefd werd op een collega, maar naderhand spijt kreeg vanwege de relatie met haar echtgenoot, die ze niet wil bedriegen. Rina zegt dat ze zelf ook jong is geweest en dat zulke dingen kunnen gebeuren. Marieke krijgt een aantekening in haar dossier en betrokken collega wordt overgeplaatst. Afspraak is dat er verder met niemand wordt gesproken over dit voorval. Rina denkt dat de kwestie daarmee opgelost is.

Maar het loopt anders. Marieke gaat naar huis en meldt zich niet beter. Ze is in de war en boos, vooral op haar leidinggevende, Rina, die in haar ogen haar melding van grensoverschrijdend gedrag totaal niet serieus neemt.
Marieke overweegt een klacht in te dienen, niet tegen collega Tim maar tegen leidinggevende, Rina. De bedrijfsarts stelt een driegesprek maar dit wordt door de Rina geweigerd. Marieke moet in de ogen van Rina gewoon komen werken. Ze zou dankbaar moeten zijn dat haar fout tijdens de nachtdienst zonder gevolgen blijft en dat ze weer gewoon aan het werk kan.

Marieke vraagt HR naar de mogelijkheden om een klacht in te dienen tegen haar leidinggevende. HR informeert Rina in het kader van transparantie, wat overigens ook curieus is.

Vandaar dat Rina nogmaals belt met de vertrouwenspersoon Jos. “Kan dit zomaar”? is haar vraag. Ze heeft het beste voorgehad met Marieke en ook met Tim. Ze heeft naar beiden een duidelijk signaal afgegeven en het op laten nemen in hun personeeldossiers, dat dit gedrag tegen de regels van de organisatie is. Tegelijkertijd wil ze het niet onnodig laten escaleren. Ze heeft gezorgd dat ze niet meer met elkaar hoeven te werken en de man overgeplaatst. Ze heeft ook met de vertrouwenspersoon gespard. Wat kun je als leidinggevende nog meer doen? Wordt zij nu de gebeten hond? Wat gebeurt hier? Je doet het ook nooit goed!
Jos heeft het met Rina te doen. Tegelijk staat hij als vertrouwenspersoon ook even met de mond vol tanden. Daarom belt hij mij.

Wat is de rol van de vertrouwenspersoon in de adviserende rol?
Leidinggevenden hebben meestal weinig ervaring met dit soort meldingen. De reactie van de leidinggevende in het bovengenoemde voorbeeld laat zien dat er vanuit aannames te snel een conclusie wordt getrokken en dat er vanuit goede bedoelingen te snel naar een oplossing wordt toegewerkt. Achteraf blijkt dat de oplossing niet past bij het probleem.

Dus als vertrouwenspersoon is het eerste wat je een leidinggevende adviseert: hoor ook de andere kant van het verhaal. Het is in bijna alle gevallen beter om ‘twee kanten van het verhaal' te horen en vooraleer je als leidinggevende tot actie overgaat. Dat is bij uitstek niet de rol van een vertrouwenspersoon, maar uitdrukkelijk wèl de rol van een leidinggevende. Tevens geldt voor de vertrouwenspersoon in je adviserende rol net als in je opvangrol- breng het hele verhaal en de impact die dit heeft voor de leidinggevende eerst rustig in kaart. Inventariseer de doelen die de leidinggevende wil bereiken. Wat zijn de rechten en de belangen van alle belanghebbenden? Wat zijn de vele verschillende keuzemogelijkheden vanuit de escalatieladder voor leidinggevenden? Breng de voordelen en nadelen samen met leidinggevende in kaart en help leidinggevende een passende keuze te maken.

Een te snelle analyse van de situatie, zelf invullen wat er is gebeurd en het oplossen is verleidelijk, maar kan vervelende consequenties hebben, zoals we zien in dit geval.
De onlangs voltooide escalatieladder voor leidinggevenden is behulpzaam om dit te voorkomen. We hebben deze escalatie ladder opgenomen in onze
e-learning voor leidinggevenden.

Het grondig raadplegen van deze escalatieladder verkleint aanzienlijk de kans dat je achteraf denkt: Je doet het ook nooit goed.
   
Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl
Stuur eventuele reactie naar Marcel van Oss: info@trainingvanoss.nl