Contactverbod vertrouwenspersoon

‘Ik wil niet dat jij nog contact hebt met de vertrouwenspersoon,' ondanks deze boodschap van zijn leidinggevende belt melder Ivo toch zijn vertrouwenspersoon Ank. Ivo is totaal ontdaan. Zijn leidinggevende wil van hem af. Hij heeft zojuist te horen gekregen dat hij wordt ontslagen vanwege niet goed functioneren en dat hij hieraan maar beter constructief kan meewerken anders wordt het er niet beter op. Hij krijgt ook een verbod opgelegd om nog verder contact te hebben met de vertrouwenspersoon. Het gaat vanaf nu om een arbeidsconflict en daar gaat de vertrouwenspersoon niet over, aldus zijn leidinggevende. Ivo belt met de telefoon van zijn partner, omdat hij bang is dat zijn leidinggevende erachter kan komen dat hij ondanks het verbod toch contact heeft opgenomen. ‘Ik ben toch beschermd als melder,' vraagt Ivo vertwijfeld aan Ank. Ank is met stomheid geslagen.

Zo had zij het zich allemaal niet voorgesteld, toen zij de functie van vertrouwenspersoon op zich nam dacht ze dat ze daar de organisatie een dienst mee bewees en deed dit mede vanuit haar drijfveer medewerkers te ondersteunen die zich niet veilig voelen of die willen sparren over een misstand.
Enerzijds voelt zij vanuit haar rechtvaardigheidsgevoel nu de drang om ten strijde te trekken en anderzijds voelt ze zich nu ook zelf geïntimideerd. Als vertrouwenspersoon voelt zij niet langer de veiligheid om naast de melder te staan, terwijl juist nu de noodzaak voelbaar is. Ank is bang en boos.

Wat ging eraan vooraf
Vertrouwenspersoon Ank is op verzoek van melder Ivo meegegaan ter ondersteuning in een gesprek met leidinggevende omdat Ivo zich geïntimideerd voelde. Herstel van veilige werkplek, dat was het doel van Ivo. De kou moest uit de lucht, hij wilde weer met plezier naar zijn werk kunnen. Ank en Ivo hadden goed voorbereid wat Ivo wilde vertellen, welke concrete voorbeelden hij zou vertellen en wat hij nodig had van zijn leidinggevende om weer plezierig en veilig te kunnen werken. Want dat was zijn doel. De start van het gesprek verliep moeizaam. De leidinggevende stelde zich nogal vierkant op. Feitelijk deed het intimiderende gedrag zich opnieuw voor tijdens dit driegesprek Dat Ank meekwam ter ondersteuning viel niet in goede aarde. Bij het maken van de afspraak gaf de leidinggevende aan Ank al aan dat hij dit maar onzin vond en dat Ivo als volwassen man toch in staat moest zijn om zelf een gesprek te voeren. De leidinggevende reageerde opnieuw ontstemd toen ze samen binnenkwamen: ‘ik dacht dat ik toch duidelijk was geweest dat er voor mij geen vertrouwenspersoon bij hoeft te zijn.' Ank heeft toen wederom rustig uitgelegd dat een van de keuzemogelijkheden van een melder is dat de vertrouwenspersoon meegaat ter ondersteuning. ‘Ivo heeft de regie en voert zelf het gesprek met jou als leidinggevende. Ik ben als vertrouwenspersoon slechts op de achtergrond aanwezig en zal hooguit waar nodig een voorzet doen zodat het verhaal en het doel van Ivo uit de verf komen.' De leidinggevende gaat korzelig akkoord: ‘toe maar dan'. Na de moeizame start verloopt het gesprek daarna redelijk naar wens.

Beoordelingsgesprek
Een week later krijgt Ivo echter een uitnodiging voor een beoordelingsgesprek. Hij vraagt Ank om mee te gaan, maar zij geeft aan dat zij als vertrouwenspersoon daar niet over gaat. In het beoordelingsgesprek krijgt Ivo van zijn leidinggevende te horen: ‘je functioneert niet, de organisatie verandert maar jij verandert niet mee, je bent geen teamplayer. Is het niet tijd voor een functie elders?' Ivo is hier erg van overstuur en meldt zich de rest van de week ziek. Ivo is van de wal in de sloot geraakt.

Bescherming
Met enige regelmaat bereiken mij en ook het Huis voor Klokkenluiders (HvK) berichten dat melders het aanspreken op ongewenst gedrag moeten bezuren, dat zij geen bescherming genieten en dat de vertrouwenspersoon wordt kalt gesteld met een contactverbod op het moment dat de situatie zodanig escaleert dat er sprake is van een arbeidsconflict.

De bescherming van de vertrouwenspersoon en de melder is cruciaal. Gelukkig is er in de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders en in het initiatiefwetsvoorstel van GroenLinks dat vertrouwenspersonen in alle bedrijven verplicht stelt aandacht voor de bescherming van melder en vertrouwenspersoon. Stap voor stap komen we verder. Tegelijk is en blijft er nog veel terrein te winnen.




Opbouwen fundament van samenwerkingsrelatie
De bescherming staat of valt ook met het leggen van een goed fundament onder de samenwerkingsrelatie tussen vertrouwenspersonen en leidinggevenden. Er dient commitment te zijn over beleid en belang, de taken van de leidinggevenden en die van de vertrouwenspersoon en de mogelijkheden en kaders om samen te werken aan een veilige werkplek. Het is belangrijk als vertrouwenspersoon meteen bij de start al te werken aan dit fundament, en het is noodzakelijk dit met enige regelmaat te herijken, bijvoorbeeld rondom het opstellen en vervolgens bespreken van het jaarverslag.

Wellicht is dit een mooie casus om in te brengen, met de vraag: ‘zou dit in onze organisatie kunnen gebeuren? Wordt het meegaan ter ondersteuning van de melder in de organisatie gezien als een van de keuzemogelijkheden? Staat het in het beleid? Hoe is de bescherming van melder en vertrouwenspersoon geregeld? Waarom is deze bescherming van grote waarde voor de organisatie? Zijn de leidinggevenden intrinsiek gemotiveerd om te handelen volgens dit beleid?'

Wanneer er geen commitment is voor het beleid, dan blijft het roeien tegen de stroom in en leidt een melding al snel tot veel meer escalatie dan nodig. Ivo wil immers alleen maar herstel van de veilige werkplek.

Wat te doen als de organisatie in gebreke blijft?
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan worden ingeschakeld in het geval dat de Arbowet niet wordt nageleefd. Zij controleert of een werkgever een RI&E heeft uitgevoerd en of hierin ook voldoende aandacht is voor psychosociale arbeidsbelasting en of er toereikend beleid is en dit wordt geïmplementeerd en nageleefd. Is dat niet zo, dan kan zij waarschuwingen geven en in het uiterste geval boetes opleggen. In hun onderzoek raadpleegt de inspectie soms ook de vertrouwenspersoon.

Ank kan ook met Ivo bespreken of het van waarde is om de OR erbij te betrekken. Dit kun je als vertrouwenspersoon alleen aankaarten als de intimidatie door leidinggevende een structureel karakter heeft of melders structureel geen bescherming genieten. Een OR kan volgens de WOR alleen optreden als zij meerdere signalen over een afdeling hebben en niet in individuele gevallen.
De ondernemingsraad heeft het recht met de Arbeidsinspectie mee te lopen en vertrouwelijk te overleggen.

Ivo kan individuele belangenbehartiger van zijn bond inzetten of een advocaat inschakelen om een schadeclaim in te dienen tegen de werkgever vanwege het niet voldoen aan de zorgplicht. Je zou in dat geval hopen dat het compensatiebedrag dat wordt vastgesteld bij de vertrekregeling hoger uitpakt, omdat de organisatie in gebreke is.


Belang
Voor werkgevers en leidinggevenden is het belangrijk om zich te realiseren dat het niet voeren van een serieus beleid op het gebied van ongewenste omgangsvormen en integriteit kan leiden tot uitval, uitstroom en ontslag van goede en loyale werknemers en daarmee samenhangende hoge kosten, nog los van de imagoschade. Hoeveel argumenten heeft een organisatie nodig om zorgvuldig invulling te geven aan het beleid en melders en vertrouwenspersonen een veilige werkplek te bieden?

Een contactverbod met de vertrouwenspersoon is de wereld op zijn kop.

Zie jij nog andere mogelijkheden ter bescherming van de vertrouwenspersoon en de melder in dit soort netelige kwesties? Mail je tips en ervaringen aan: info@trainingvanoss.nl

Ik nodig de directie uit om gratis onze e-learning voor leidinggevenden te volgen.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl