Help HR bij haar zoektocht naar haar rol bij ongewenste omgangsvormen

Wat is eigenlijk de rol van HR op het thema ongewenste omgangsvormen en integriteit? De praktijk leert dat HR zelf ook zoekende is naar haar rol op deze thema's. In deze zoektocht wordt HR menigmaal op het verkeerde been gezet door management en leidinggevenden.

Welke rol kun jij als vertrouwenspersoon spelen in deze zoektocht van HR? Als vertrouwenspersoon bouw je niet alleen een samenwerkingsrelatie op met leidinggevenden maar ook met HR. Heb jij als vertrouwenspersoon al een  fundament van samenwerking met HR opgebouwd? Nu het thema zo actueel is kan het een uitgelezen moment zijn om dit nu te doen. Denk daarbij aan de vier bouwstenen van het opbouwen fundament van samenwerking met leidinggevenden: beleid, belang, ieders taken en verantwoordelijkheden en hoe werk je van daaruit effectief samen aan het realiseren van een veilige werkplek. Verlies de hoofdverantwoordelijkheid van leidinggevenden daarbij niet uit het oog. Als zowel leidinggevenden als vertrouwenspersonen als HR goed zijn opgeleid en weten wat hun taken zijn, kunnen de drie partijen vanuit wederkerigheid en verantwoordelijkheid vanuit hun functie kijken op welke aspecten zij waardevol voor elkaar kunnen zijn.

Waak er als vertrouwenspersoon voor dat jij HR gaat vertellen wat haar rol is. Als vertrouwenspersoon kun jij vanuit jouw deskundigheid HR informatie aanreiken, maar het is aan HR zelf om uit te kristalliseren hoe zij haar eigen rol ziet. Het is een delicaat evenwicht. Als jouw inbreng HR gaat irriteren of leidt tot een conflict, dan kun je als vertrouwenspersoon niet meer geheel lasten-loos doorverwijzen of samenwerken met HR.

Misvattingen over de rol van HR?
Het management heeft hier vaak een verkeerd beeld bij en legt de eigen verantwoordelijkheid voor dit thema graag op het bord van HR. Dit vloeit vaak voort uit eigen handelingsverlegenheid, handelingsonbekwaamheid en weinig eigen intrinsieke motivatie en prioriteit.

Ik schets twee vaak voorkomende praktijksituaties.
Allereerst zie je dat leidinggevenden het vraagstuk bij HR neerleggen, terwijl de verantwoordelijkheid in de lijn ligt en HR waar mogelijk adviserend en/of ondersteunend is.

Een voorbeeld:
Directeur roept HR bij zich omdat hij al voor de derde keer een melding krijgt over het intimiderend gedrag van een van een van zijn leidinggevenden. Zijn vraag aan HR “kun jij eens een gesprek voeren met deze leidinggevende en hem duidelijk maken dat het zo niet langer kan. Ik heb gehoord dat er zelfs al een medewerker van zijn afdeling is weggegaan om deze reden. Dat kunnen we natuurlijk niet gebruiken. Al zeker niet in deze tijd van schaarste op de arbeidsmarkt. Jij bent beter in dit soort gesprekken dan ik. Fijn als je dit gesprek deze week voert. Brief me na afloop even hoe het is verlopen.” HR kijkt met grote verbaasde ogen naar de directeur, maar die maakt zich snel uit de voeten. Regelmatig voert HR dan toch maar dit gesprek. Dit is echter niet de rol van HR, maar bij uitstek de rol van de directeur. HR is en blijft de adviseur van de directeur over de wijze waarop zij of hij hiermee kan omgaan, maar neemt niet over.

Als tweede voorbeeld de klassieke misser die we vaak horen uit de praktijk:
Melder heeft zijn vertrouwenspersoon meegevraagd ter ondersteuning in een gesprek met zijn leidinggevende door wie hij zich geïntimideerd voelt. Leidinggevende heeft daarom de HR-medewerker gevraagd bij dit gesprek aanwezig te zijn om zijn belangen te behartigen.

Is dit in jouw ogen een goed voorbeeld van hoe HR leidinggevenden kan ondersteunen in het realiseren van een veilig werkklimaat?

Wij vinden van niet. Wanneer HR naast de leidinggevende zit, worden zij vaak gezien als belangenbehartiger van de leidinggevende en dan is er geen evenwicht. De vertrouwenspersoon is slechts ter ondersteuning en is geen belangenbehartiger. De melder heeft de regie, de melder voert het woord.

Een andere rolverwarring die we in de praktijk zien is dat niet HR maar de vertrouwenspersoon trainingen organiseert. Of dat HR de hoofdverantwoordelijkheid krijgt als het gaat over onderzoeken naar ongewenst gedrag, terwijl dit hoort bij de naast hoger gelegen leidinggevende van de casus.

Heb je een samenwerkingsrelatie met HR opgebouwd?
Menig vertrouwenspersoon laat het opbouwen van samenwerking met HR aan zich voorbij gaan. Dat is jammer. De oorzaak kan zijn dat zowel de vertrouwenspersoon als HR nog onvoldoende duidelijkheid hebben over hun rol binnen de driehoek leidinggevende, HR en vertrouwenspersoon.

Als vertrouwenspersoon vervul je hierbinnen de rol van samenwerkingspartner. Het is van waarde als ook HR op dit thema in haar kracht komt te staan en de mogelijkheden in haar rol optimaal benut. Tegelijkertijd zijn wij voorstander van verantwoordelijkheden laten bij wie ze horen. Het is tenslotte niet jouw taak HR te wijzen op haar taken, verantwoordelijkheden en instrumenten.  Die verantwoordelijkheid ligt bij de directie. In het opbouwen van de samenwerkingsrelatie met de directie is de rol van HR een mooi onderwerp van gesprek. Zet het als vertrouwenspersoon op de agenda.

Management en leidinggevenden hebben de hoofdverantwoordelijkheid op het terrein van ongewenste omgangsvormen. Werkgever dient Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen dan wel te beperken en moet zorgdragen voor een veilige werkplek voor iedere medewerker. De rol van vertrouwenspersoon is bekend. Wat is de rol van HR?

De rol van HR nader uitgewerkt
HR is in allerlei opzichten een belangrijke medespeler op het thema ongewenste omgangsvormen. HR is mede verantwoordelijk in het ontwikkelen van beleid ter voorkoming of beperking van PSA. Ze zorgt dat er risico-inventarisaties (RI&E) worden gemaakt, organiseert medewerker-tevredenheidsonderzoeken (MTO) en houdt exitinterviews. Ze stelt de conclusies ter beschikking aan alle spelers op het veld en adviseert wat hiermee gedaan kan worden. De werkgever dient immers een plan van aanpak op te stellen waarin is aangegeven welke maatregelen genomen zullen worden in verband met de risico's. HR zet het management aan tot de uitrol van het beleid, het kritisch denken over de effecten van het beleid en het bijstellen ervan. Ze wijst de directie en leidinggevenden op hun zorgplicht en hun taken, verantwoordelijkheden en instrumenten.

Het managementteam draagt de hoofdverantwoordelijkheid voor het voorkomen en beperken en de aanpak van ongewenste omgangsvormen, HR ondersteunt leidinggevenden daarbij.

Daarnaast is HR de adviseur en sparringpartner van leidinggevenden waar het gaat om de aanpak van meldingen. Daarbij is van belang dat HR weet hoe de aanpak van een melding van ongewenste omgangsvormen verloopt.  HR spart met leidinggevende over de keuzemogelijkheden vanuit de escalatieladder voor leidinggevenden. HR begeleidt leidinggevenden in dit proces. HR adviseert ook wanneer inschakelen van externe deskundigheid raadzaam is.

HR biedt een luisterend oor aan medewerkers die last hebben van ongewenste omgangsvormen en verwijst hen in principe door naar de vertrouwenspersoon of naar leidinggevende. Tevens activeert HR goed werknemerschap bij alle werknemers, deze bestaat uit het actief bijdragen aan een veilige werkplek en een veilige aanspreekcultuur voor alle medewerkers.

HR speelt een belangrijke rol bij het onderzoeken en behandelen van arbeidsconflicten. Aan zulke conflicten kan een bejegeningsaspect zitten. Als bij een arbeidsconflict ongewenste omgangsvormen een rol spelen, zal HR de medewerker erop wijzen dat hij de vertrouwenspersoon voor het bejegeningsaspect kan inschakelen. HR kan de rol van gespreksleider vervullen wanneer medewerker ongewenste omgangsvormen ervaart bij zijn leidinggevende. HR heeft een cruciale rol die vraagt om bewustzijn van de eigen kaders en de benodigde vaardigheden om de eigen instrumenten adequaat in te zetten. Wij vonden het daarom de hoogste tijd om een training voor HR te ontwikkelen: binnenkort volgt er meer informatie over deze training op onze website.

Als zowel leidinggevenden als vertrouwenspersonen als HR goed zijn opgeleid en weten wat hun taken zijn, kunnen de drie partijen vanuit wederkerigheid en verantwoordelijkheid vanuit hun functie kijken op welke aspecten zij waardevol voor elkaar kunnen zijn in het realiseren van een veilige werkplek.

Draag als vertrouwenspersoon eraan bij ieder in zijn kracht te zetten op dit terrein. Houd daarbij in het vizier de verantwoordelijkheden te laten bij wie ze horen.

Met dank aan Inge te Brake en Anneke Oosting voor hun waardevolle bijdrage.
Wil je reageren mail me dan: info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl