Vertrouwenspersoon moet kaf van het koren scheiden

“Marcel, hopelijk leer jij de vertrouwenspersonen het kaf van het koren te scheiden en zich als vertrouwenspersoon niet te laten misbruiken. Je ziet steeds vaker dat medewerkers ten onrechte een melding doen van ongewenste omgangsvormen of integriteit. Je kunt iemand niet meer aanspreken op diens functioneren, je wordt onmiddellijk beschuldigd van intimidatie, agressie of ongewenste omgangsvormen. Dit moeten we met z'n allen toch niet willen. Je bent vogelvrij. Het is doorgeslagen! Terugkerend wordt aangetoond, dat je iedere tegenstander knock-out kunt slaan door te suggereren dat die persoon zich heeft bezondigd aan integriteitsschendingen of ervoor zorgde dat je de werkplek als onveilig ervaart. Deze termen zijn verbijsterend succesvol om iemand per direct te besmetten.”

Leuke HR klus
Nina vertelde enthousiast hoe leuk haar interim HR klus is en hoe zij een directeur ondersteunde in een lastig gesprek. Medewerker was al twee keer aangesproken op ‘stoken achter de rug van directeur' door mails te sturen naar alle medewerkers, om ongenoegen over de directeur te uiten, in plaats van het gesprek over de inhoud met de directeur zelf aan te gaan. Omdat de medewerker al twee keer hierop was aangesproken, gaat dit gesprek over een officiële berisping. Uiteraard geeft HR ook ruimte voor zijn kant van het verhaal. Nina vindt het als gespreksleider belangrijk beide kanten van het verhaal recht te doen. Zij kwam met een voldaan gevoel uit het gesprek.

Nina was dan ook flabbergasted toen zij een week later per mail te horen kreeg en dat deze medewerker een klacht tegen haar in ging dienen bij de klachtencommissie vanwege agressie en geweld. “Is daarvoor het beleid ongewenste omgangsvormen bedoeld? Kun je dan niet langer met medewerkers een gesprek voeren over hun functioneren? Zo ben je wel heel erg kwetsbaar!”

In vier dagen tijd hoor ik vier voorbeelden van soortgelijke strekking. Het geeft mij het beeld dat hier sprake is van een trend. Ik juich toe dat door alle aandacht voor onze thema's, de laagdrempeligheid om een melding te doen over ongewenste omgangsvormen of integriteit is toegenomen. Zien we nu een andere kant van de medaille?

De andere spelers moeten hun werk doen
De vertrouwenspersoon kan alleen functioneren en kan alleen naast de melder staan, als alle andere spelers in het veld in de kaders van hun functie op dit terrein optimaal hun werk doen als leidinggevende, HR functionaris of klachtencommissie. Er ligt een groot belang dat ook zij de kaders van hun rol kennen en er invulling aan weten te geven

Leidinggevenden moeten bij uitstek recht doen en veiligheid bieden aan alle partijen. Zij doen waarheidsvinding. Zij moeten beide kanten van het verhaal horen en vandaaruit recht doen en moreel juist handelen vanuit het scala aan keuzemogelijkheden  (escalatieladder leidinggevenden). Uiteraard moeten zij hiervoor voldoende worden toegerust.
De leidinggevende zal zijn voortrekkersrol op dit terrein nog weer verder uit kunnen bouwen en alle spelers op het veld nog meer bewust kunnen maken en toe kunnen rusten voor ieders eigen rol en verantwoordelijkheid.

Ook de klachtencommissie moet toegerust zijn om alle facetten van haar werk gedegen uit te voeren. Dat begint al bij de beoordeling of een klacht wel of niet ontvankelijk is. De criteria waar het aan moet voldoen. Deze zorgvuldige beoordeling moet het misbruik van ‘ik ga een klacht indienen' voorkomen. Daarnaast doet de klachtencommissie bij uitstek waarheidsvinding door het horen van beide partijen. De klachtencommissie moet beoordelen of een klacht ontvankelijk is of het voldoet aan alle toetsingscriteria en of de klacht aannemelijk kan worden gemaakt. De klacht moet gaan over objectiveerbare feiten en vallen onder Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA).
Over de rol van HR schreef ik dit voorjaar: Help HR bij haar zoektocht naar haar rol bij ongewenste omgangsvormen.

LVV
Voor de LVV ligt hier wellicht in de komende tijd ook een missie om niet alleen zorg te dragen voor gekwalificeerde vertrouwenspersonen, maar dat de LVV haar pijlen nog weer meer richt op het toerusten van de andere spelers op het veld. De functie van vertrouwenspersoon komt immers alleen tot haar recht, op het moment dat ook de andere spelers  hùn werk doen en adequaat invulling geven aan hun taken en verantwoordelijkheden.

Wat doe je wanneer er ècht misbruik van je wordt gemaakt?
In principe staat de vertrouwenspersoon naast de melder, oordeelt niet, doet geen waarheidsvinding. Je vraagt als vertrouwenspersoon wel door: “Je voelt je geïntimideerd, je ervaart agressie en geweld. Kun je daar wat meer over vertellen?  Wat werd er tegen je gezegd? Waar ging het gesprek over? Waar ervaarde je agressie? Enzovoorts.

Soms komt er een wolf in schaapskleren. In een uitzonderlijk geval dat je je ècht gebruikt voelt, dan komt er ook een grens aan ‘naast melder staan'. Uiteindelijk kun je dit bespreekbaar maken en of zelfs aangegeven dat je nu in omstandigheden bent, dat je de rol van vertrouwenspersoon niet langer kunt vervullen. Nogmaals, dit is uitzonderlijk en daar geldt een soortgelijk protocol als bij vertrouwelijkheid doorbreken. Waak echter voor te snel labelen. Ga niet over een nacht ijs.




Daarnaast is een van je mogelijkheden in je functie van vertrouwenspersoon, ‘meegaan ter ondersteuning naar een gesprek' met leidinggevende of medewerker die de last veroorzaakt. Daarbij geef ik altijd als leidraad, je moet je er als vertrouwenspersoon ook goed bij voelen. Je biedt dit niet aan als het voor jou niet goed voelt. Je kan er alleen ‘zijn voor een ander' als je eerst goed zorg draagt voor jezelf.

Dat er soms echt een totaal andere kant aan het verhaal zit is ook een van de redenen dat je als vertrouwenspersoon ook niet in de rol van belangenbehartiger stapt.

Zet de schaduwkant en ieders verantwoordelijkheid op de agenda
Is de beschuldiging van ongewenst gedrag een  troefkaart om te trekken wanneer een medewerker iets niet bevalt? Zinvolle wetgeving draagt nagenoeg altijd ook een risico in zich dat het wordt misbruikt. Dat is de schaduwkant. Moeten we dan het beleid maar overboord gooien? Of moeten we de functie van vertrouwenspersoon bijstellen en de vertrouwenspersoon niet langer naast de melder laten staan? Nee absoluut niet.
Wel moet deze schaduwkant worden (h)erkend en het gesprek in de organisatie met een ieder gevoerd worden. Niet om het beleid ongewenste omgangsvormen en integriteit overboord te gooien, maar om recht te doen aan alle facetten en hier met elkaar waakzaam op te zijn.

Ter verantwoording geroepen
Ik word als opleider ter verantwoording geroepen: “Marcel, jij zult vertrouwenspersonen toch wel leren om het kaf van het koren te scheiden?“
Nee, daarin moet ik de vraagsteller teleurstellen, dat leer ik de vertrouwenspersoon niet.
Het is aan de andere spelers op het veld om het kaf van het koren te scheiden. Daarvoor moeten zij dan wel toegerust zijn Daarna ontbreekt het vaak aan. Dan gaat het mis. Als vertrouwenspersoon heb jij hierin wel de rol van luis in de pels. Draag uit dat jij alleen ‘naast de melder kunt staan', als anderen ook hun verantwoordelijkheid nemen. Zet dit punt op de agenda. Zijn in jouw organisatie de andere spelers op het veld gedegen toegerust voor hun specifieke rol? Zijn ze in staat om adequaat te handelen en het kaf van het koren scheiden?

Wil je reageren mail me dan: info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl