Kom uit de loopgraven

Vraag van HR: “Wat leren jullie de vertrouwenspersoon?”
Ik heb een vraag voor Marcel van Oss naar aanleiding van zijn column “Het spoor bijster”. Wij hebben in onze organisatie vijf vertrouwenspersonen, door jullie bureau opgeleid. Wij ervaren als team HR dat enkele vertrouwenspersonen hun rol erg ruim nemen. Steeds vaker schuiven ze aan bij gesprekken van een melder (op verzoek van de melder) met een leidinggevende en HR adviseur waarin de melder op een aantal zaken in het werk wordt aangesproken (functioneren, verzuim, werktijden). Ze zijn dan niet als toehoorder aanwezig, maar geven ook hun mening over de kwestie. In hoeverre past dit bij de rol van de vertrouwenspersoon? Wat leren zij in hun opleiding?
Groet Pieter

Eva is al enige jaren intern vertrouwenspersoon in een snel groeiend bedrijf. Pieter is als nieuwe HR-adviseur aangetrokken.
Na een eerste plezierige kennismaking tussen Eva en Pieter, ontmoeten ze elkaar in deze praktijksituatie.

Eva staat nu Lia bij. Eva gaat als vertrouwenspersoon mee ter ondersteuning in het gesprek met leidinggevende en HR-adviseur.
Eva doet de aftrap in het gesprek en vertelt dat Lia door de leidinggevende is benaderd over haar ziekmelding en dat zij een waarschuwing kreeg. Eva schetst dat Lia na tien jaar nog altijd in een rouwproces zit en dat de sterfdag van haar man voor haar een belangrijke dag is. Daarom is Lia niet aanwezig geweest bij de verplichte jaarlijkse teambijeenkomst en heeft zij zich ziek gemeld.

Lia heeft de vertrouwenspersoon ingeschakeld omdat zij geen veiligheid ervaart door de houding van de leidinggevende. Lia vertelt Eva: “Hij verstaat me niet en begrijpt mij niet, als ik vertel over mijn man en dat ik hem nog elke dag mis.” Hij zegt gewoon dat dit na tien jaar geen reden is om niet naar de teambijeenkomst te komen. Lia is laagopgeleid, zenuwachtig, kan moeilijk uit haar woorden komen en zit vaak vol emotie. De leidinggevende verhief zijn stem toen zij herhaalde dat ze ècht niet kon komen. Eva vindt dat zij - als vertrouwenspersoon - moet zorgen dat er weer een machtsevenwicht aan tafel is. Want aan de andere kant van de tafel zitten in haar ogen immers twee hoogopgeleide mannen die uitgaan van een zakelijke benadering en emoties geen grote rol willen laten spelen in dit conflict.
Daar komt voor Eva nog bij: door de officiële waarschuwing naar aanleiding van ‘ongeoorloofde afwezigheid' staat Lia's baan eventueel dadelijk ook nog op het spel! Lia wil de laatste jaren tot aan haar pensioen blijven werken. Eva geeft aan dat zij namens Lia op zoek is naar een oplossing voor het conflict. Een oplossing die volgens haar zowel in het belang van werkgever als van werknemer is. Eva heeft geprobeerd tijdens het gesprek de kant van het verhaal van Lia te belichten en de onwrikbare standpunten van de leidinggevende over Lia te nuanceren en in een ander daglicht te plaatsen.



De loopgraven
“Dit is rolvervuiling!” roept HR-adviseur Pieter. “Naast de melder staan, is mijn taak!” roept vertrouwenspersoon Eva.

Hoe kijk ik zelf naar deze casus? Ik zie een zichzelf versterkend actie-reactie systeem. De vertrouwenspersoon verlegt hier haar kaders omdat zij vindt dat HR te weinig veiligheid biedt aan een medewerker die klem zit in dit conflict. Eva ziet dit als een leemte. De HR-adviseur ziet de manier waarop Eva met de kwestie omgaat als rolvervuiling. Het effect is dat beiden steeds meer tegenover elkaar komen te staan in plaats van gezamenlijk op te trekken. Beiden lijken zich te verschansen in loopgraven. Is er nog mogelijkheid om een witte vlag uit te steken en in gesprek te gaan over wat in deze situatie nodig is en wat ieder vanuit zijn of haar eigen functie daarin kan bijdragen? Rolonhelderheid over en weer is voor iedereen fnuikend.
Het is snel een aanslag op het vertrouwen en het keert zich tegen de eigen rol om bij te dragen aan een veilige werkplek. Het klopt dat de vertrouwenspersoon zich in deze casus buiten de kaders begeeft. In die zin is inderdaad mijn vorige column “Het-spoor-bijster” ook op deze casus van toepassing. Maar het is ook waar dat in de bovenstaande problematiek sprake is van machtsongelijkheid.
Dit versterkt de verleiding en de gevoelde noodzaak bij Eva om buiten de kaders van haar functie te gaan om de machtsbalans te herstellen, om aan deze ‘schreeuw om recht' tegemoet te komen en recht te doen aan de belangen van de melder.

Reflecteren
Nadat een casus geheel en al voorbij is kan het van waarde zijn om te leren van de situatie en te kijken naar ieders mogelijke rol.
Wat vraagt de situatie? Hoe doe je recht aan ieders rechten en belangen? Hoe had ieder die vanuit de eigen functie en mogelijkheden beter kunnen borgen? Wat is moreel juist? Waar bieden de kaders van je functie nog andere mogelijkheden? Waar vlieg je als vertrouwenspersoon uit de bocht? Waarom? Welke leemte wilde je vullen in de driehoek HR, vertrouwenspersoon, leidinggevende? Waar ligt welke verantwoordelijkheid en welke taken? Het is daarbij goed om te beseffen dat het allereerst aan de HR is om meer evenwicht aan te brengen in gevallen dat een machtsonbalans aan de orde is. Het is beter als vertrouwenspersoon en HR daar niet over botsen, maar er in slagen om elkaar aan te vullen en te versterken. Juist met het bewustzijn van ieders eigen kaders in de functie en het wederzijds respect daarvoor. Misschien is deze column een mooie gelegenheid om weer eens met HR om de tafel zitten en het fundament van jullie samenwerking verder uit te diepen vanuit een win-win strategie.

Ik denk dat het ook van waarde is om mijn eerdere column over de rol van HR te lezen: Help HR bij haar zoektocht naar haar rol bij ongewenste omgangsvormen

Vanuit de opleiding geven we mee dat de vertrouwenspersoon VP naast de melder staat.
Je doet geen waarheidsvinding, je hoeft niet objectief of neutraal te zijn. Je baseert je op het verhaal en de emoties van de melder. Je bent als vertrouwenspersoon geen belangenbehartiger. Je kunt als vertrouwenspersoon wel meegaan ter ondersteuning naar een gesprek. Je staat dan naast de melder. Je neemt de regie niet over. Je kan hooguit een voorzet doen om melder te laten vertellen wat de melder wil vertellen met betrekking tot het eigen verhaal en het eigen doel en de eigen behoeften.
Uiteraard kent ieder verhaal twee kanten. Het is belangrijk dat aan beide kanten van het verhaal recht wordt gedaan. HR zou de rol van gespreksleider op zich kunnen nemen en erop toezien dat beide partijen uit de verf komen.

De vertrouwenspersoon is er voor ongewenste omgangsvormen en integriteit, maar niet voor functioneringsgesprekken.
Vaak zie je dat medewerkers ook bejegeningspijn of intimidatie ervaren bij gesprekken over het functioneren. De leidinggevende heeft zijn stem verheven. Hier kom je in een grijs gebied zoals dat in deze casus ook speelt. Bejegening en taakconflict zijn door elkaar heen geweven. De vertrouwenspersoon is er wel voor het stuk ervaren ongewenste bejegening, maar heeft in het arbeidsconflict een doorverwijsfunctie. In onze nascholing vertrouwenspersoon-en-arbeidsconflict gaan we daar dieper op in. Extra lastig is dat het bij ongewenste omgangsvormen gaat over gedrag dat als grensoverschrijdend of kwetsend wordt ervaren en tot doel of gevolg heeft dat een medewerker zich niet langer veilig voelt.

Het mag duidelijk zijn dat het grijze gebied en deze krachtenvelden vakmanschap, reflectie en terugkerende gesprekken over ieders taak en verantwoordelijkheden vragen. Niet vanuit verwijt of gelijk hebben, maar vanuit ieders specifieke taak om vanuit de eigen functie bij te dragen aan het realiseren van een veilige integere werkplek voor ieder medewerker.
Kom uit de loopgraven!

Wil je reageren mail me dan: info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl